Privatlivspolitik

14. marts 2024 / version 2.0

Hvorfor har vi udarbejdet denne privatlivspolitik?

Advice og Forte Advice prioriterer fortrolighed og datasikkerhed højt. Denne privatlivspolitik gælder for vores behandling af personoplysninger som dataansvarlig og fastlægger retningslinjer for, hvordan Advice og Forte Advice behandler dine personoplysninger.

Denne privatlivspolitik giver dig de oplysninger, du har ret til at modtage i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.

Du bør læse privatlivspolitikken, inden du videregiver dine personoplysninger til Advice eller Forte Advice.

Dataansvarlige og kontaktoplysninger

Advice består i Danmark af to selskaber. Hvilket selskab der er dataansvarlig for dine personoplysninger i henhold til denne privatlivspolitik, afhænger af hvilket selskab du og din virksomhed har eller er ved at indgå aftale med, har kontaktet, eller på anden måde interagerer med (fx tilmelding til nyhedsbrev eller besøg på vores websites).

Med dette in mente er den dataansvarlige for dine personoplysninger (hver dataansvarlig omtales individuelt som “Advice”, “vi”, “os” eller “vores”):

Advice Ledelses- & Kommunikationsrådgivning A/S
CVR-nr.: 20 21 22 09
Gammel Kongevej 3E, 4.
1610 København V
+45 33 42 21 00
connect@adviceas.dk

Forte Advice ApS
CVR-nr.: 43 51 38 93
Gammel Kongevej 3E, 4.
1610 København V
+45 33 42 21 00
connect@forteadvice.com

Dataansvarlig eller databehandler

Advice fungerer som dataansvarlig for dine personoplysninger i henhold til denne privatlivspolitik.

Med henblik på at levere ydelser til vores kunder agerer Advice også som databehandler. Omfanget af de databehandlingsaktiviteter, Advice udfører som databehandler, er beskrevet i databehandlingsaftalen, der er indgået mellem kunden som dataansvarlig og Advice som databehandler. Databehandlingsaftalen er baseret på den standardaftale, der er udarbejdet af Datatilsynet.

Både Advice Ledelses- & Kommunikationsrådgivning A/S og Forte Advice ApS vil fremgå som selvstændige databehandlere på vegne af kunden, der er dataansvarlig. Dette skyldes, at medarbejdere fra begge selskaber i de fleste projekter bidrager til at levere de nødvendige ydelser i henhold til hovedaftalen indgået mellem Advice og kunden.

Hvorfra indsamler vi personoplysninger om dig?

Advice kan indsamle og behandle personoplysninger om dig fra følgende kilder:

– Direkte fra dig.

– Fra din enhed gennem dine handlinger.

– Fra din arbejdsgiver, hvis du er ansat hos vores kunder, forretningspartnere eller leverandører.

– Fra offentligt tilgængelige hjemmesider, når vi opbygger en database over relevante kontaktpersoner i forbindelse med fremtidige oplæg, konferencer og andre arrangementer.

Formål, typer af personoplysninger, retsgrundlag og sletning

Advices behandling af personoplysninger afhænger af kundeaftalen, din interaktion, givne samtykker og din adfærd. Læs først “Hvilke personer er omfattet?” for at afklare relevansen for dig.

5.1. Cookies, pixels og social plug-ins

Behandlingsaktivitet: Cookies, pixels og social plug-ins

Hvilke personer er omfattet? Besøgende på hjemmesiden, der har givet samtykke via cookie-banneret.

Formål: Markedsføring, statistik, præferencer og levering af funktioner (se cookie-banneret).

Typer af personoplysninger: Bruger-ID, geografisk placering, interesser, IP-adresse, operativsystem, browsertype, enhedstype, adfærd på hjemmesiden, MAC-adresse, klikadfærd, interaktion med annoncer og søgehistorik.

Retsgrundlag: Nødvendige cookies behandles for at kunne benytte funktionerne på hjemmesiden (artikel 6(1)(b) GDPR). Markedsførings-/præferencecookies behandles på baggrund af samtykke (artikel 6(1)(a) GDPR). Vi indhenter altid gyldigt cookiesamtykke før placering af cookies.

Sletning: Se cookie-banneret for udløbsfrister. Ikonet vises på hjemmesiden.

5.2. Kundeaftaler

Behandlingsaktivitet: Kundeaftaler

Hvilke personer er omfattet? Ansatte hos kunder.

Formål: Indgåelse og opfyldelse af kundeaftaler.

Typer af personoplysninger: Navn, e-mail, telefonnummer, arbejdsadresse, stilling, rolle, købte ydelser samt underskrift.

Retsgrundlag: Indgåelse og opfyldelse af kontrakt (artikel 6(1)(b) GDPR) og legitim interesse i at overholde kontrakten indgået med din arbejdsgiver (artikel 6(1)(f) GDPR).

Sletning: 5 år efter sidste kontakt.

5.3. Nyhedsbrev

Behandlingsaktivitet: Nyhedsbrev

Hvilke personer er omfattet? Personer, der har givet samtykke til at modtage nyhedsbreve.

Formål: Udsendelse af markedsføring som beskrevet i samtykket.

Typer af personoplysninger: E-mail, navn, rolle og arbejdsplads.

Retsgrundlag: Samtykke (artikel 6(1)(a) GDPR).

Sletning: 2 år efter tilbagekaldelse af samtykke.

5.4. Telefonisk markedsføring

Behandlingsaktivitet: Telefonisk markedsføring

Hvilke personer er omfattet? Kontaktpersoner hos potentielle kunder.

Formål: Markedsføring af Advices ydelser.

Typer af personoplysninger: Navn, stilling, telefonnummer og erhverv.

Retsgrundlag: Legitim interesse i at kunne sælge vores ydelser (artikel 6(1)(f) GDPR).

Sletning: 2 år efter sidste kontakt.

5.5. Profilering til markedsføringsformål

Behandlingsaktivitet: Profilering til markedsføringsformål

Hvilke personer er omfattet? Personer med nyhedsbrevssamtykke.

Formål: Målrettet annoncering, herunder personlige e-mails og nyhedsbreve.

Typer af personoplysninger: E-mail, navn, klikadfærd i forhold til fremsendt materiale og præferencer.

Retsgrundlag: Legitim interesse i at forbedre og udvikle vores ydelser (artikel 6(1)(f) GDPR).

Sletning: Så længe nyhedsbrevssamtykket er aktivt.

5.6. Julekort

Behandlingsaktivitet: Julekort

Hvilke personer er omfattet? Ansatte hos kunder.

Formål: Fremsendelse af julekort.

Typer af personoplysninger: E-mail og stilling.

Retsgrundlag: Legitim interesse i at opretholde gode kundeforhold (artikel 6(1)(f) GDPR).

Sletning: Ved afslutning af kundeforholdet.

5.7. Kundeservice og generel kommunikation

Behandlingsaktivitet: Kundeservice og generel kommunikation

Hvilke personer er omfattet? Personer, der kontakter os.

Formål: Håndtering af henvendelser og aftaler, varetagelse af rettigheder, generel kommunikation, statistik og analyser.

Typer af personoplysninger: E-mail, navn, telefonnummer, emne for henvendelse, dato og øvrige oplysninger, du giver.

Retsgrundlag: Legitim interesse i at håndtere henvendelser, kommunikere og udvikle vores produkter (artikel 6(1)(f) GDPR). Ved (potentiel) kontrakt: forudgående foranstaltninger (artikel 6(1)(b) GDPR).

Sletning: Som udgangspunkt 2 år, afhængigt af sagens indhold.

5.8. Filmproduktion

Behandlingsaktivitet: Filmproduktion

Hvilke personer er omfattet? Modeller og statister (og evt. forældre/værger for personer under 13 år).

Formål: Brug af modeller og statister i filmproduktion samt udbetaling af honorar.

Typer af personoplysninger: Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, billeder/videoer samt CPR-nummer i visse tilfælde. For personer under 13 år også forældre-/værgeoplysninger og politigodkendelse.

Retsgrundlag: Modelkontrakt (artikel 6(1)(b) GDPR) eller samtykke (artikel 6(1)(a) GDPR). CPR-nummer behandles til skattemæssige formål efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1. Yderligere oplysninger om mindreårige behandles efter retlig forpligtelse (artikel 6(1)(c) GDPR) og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.

Sletning: 3 måneder efter projektets afslutning.

5.9. Markedsundersøgelser og spørgeskemaer

Behandlingsaktivitet: Markedsundersøgelser og spørgeskemaundersøgelser (via Norstat/Epinion)

Hvilke personer er omfattet? Deltagere

Formål: Analyse, interviews, fokusgrupper, brugertests og workshops.

Typer af personoplysninger: Navn, kontaktoplysninger og udtalelser. I visse tilfælde følsomme oplysninger og CPR-nummer, hvis relevant for undersøgelsen.

Retsgrundlag: Samtykke (artikel 6(1)(a) GDPR, artikel 9(2)(a) GDPR og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2).

Sletning: 6 måneder efter projektets afslutning.

5.10. Events og webinarer

Behandlingsaktivitet: Afholdelse af events/webinarer og opbygning af kontaktdatabase

Hvilke personer er omfattet? Deltagere samt relevante interessenter fra offentlige kilder

Formål: Registrering, administration og telefonisk markedsføring efter afholdelse; henvendelser om deltagelse.

Typer af personoplysninger: Kontaktoplysninger, rolle, stilling og oplysninger om deltagelse.

Retsgrundlag: Aftale om deltagelse (artikel 6(1)(b) GDPR) og legitim interesse i efterfølgende kontakt/markedsføring (artikel 6(1)(f) GDPR).

Sletning: 5 år efter seneste anvendelse.

5.11. Brug af billeder og videoer

Behandlingsaktivitet: Brug til egen markedsføring

Hvilke personer er omfattet? Modeller og ansatte hos kunder

Formål: Markedsføring

Typer af personoplysninger: Billeder/videoer, kontaktoplysninger, underskrift og kopi af kontrakt

Retsgrundlag: Samtykke (artikel 6(1)(a) GDPR) eller kontrakt (artikel 6(1)(b) GDPR)

Sletning: Når samtykket trækkes tilbage, eller kontrakten udløber.

5.12. Retskrav og retssager

Behandlingsaktivitet: Retskrav og retssager

Hvilke personer er omfattet? Ansatte hos kunder og leverandører

Formål: At fastslå, udøve eller forsvare retskrav

Typer af personoplysninger: Oplysninger relevante for kravet samt kontaktoplysninger

Retsgrundlag: Legitim interesse (artikel 6(1)(f) GDPR)

Sletning: Når sagen er afsluttet, eller jf. øvrige opbevaringsperioder.

5.13. Tilfredshedsundersøgelser og markedsanalyse

Behandlingsaktivitet: Udsendelse af tilfredshedsundersøgelser og markedsanalyser; forbedring af ydelser

Hvilke personer er omfattet? Ansatte hos kunder, der har købt ydelser

Formål: Forbedre produkter/ydelser, sikre kundetilfredshed og markedsføring

Typer af personoplysninger: Kontaktoplysninger og stilling

Retsgrundlag: Legitim interesse i statistik/analyse og opfølgning (artikel 6(1)(f) GDPR). Deltagelse er frivillig.

Sletning: 5 år efter kontraktens ophør.

5.14. Bogføringsloven

Behandlingsaktivitet: Overholdelse af bogføringsloven

Hvilke personer er omfattet? Kontaktpersoner hos kunder

Formål: Dokumentation af kundeaftaler iht. bogføringsloven

Typer af personoplysninger: Transaktionsoplysninger

Retsgrundlag: Retlig forpligtelse (artikel 6(1)(c) GDPR)

Sletning: Op til 6 år.

5.15. Samarbejde med virksomheder

Behandlingsaktivitet: Samarbejde med leverandører og partnere

Hvilke personer er omfattet? Leverandører og samarbejdspartnere

Formål: Planlægning, gennemførelse og administration af samarbejder; betalinger; kreditvurdering; regnskab; support; produkt-/serviceudvikling; statistik; konflikthåndtering

Typer af personoplysninger: Navn, e-mail, telefon, øvrige kontaktoplysninger; sprog; virksomhedsoplysninger; jobtitel; arbejdssted/land; kontraktoplysninger; økonomioplysninger (for enkeltmandsvirksomheder)

Retsgrundlag: Kontrakt (artikel 6(1)(b) GDPR), legitim interesse i daglig drift og udvikling (artikel 6(1)(f) GDPR) samt retlige forpligtelser (artikel 6(1)(c) GDPR)

Sletning: 3 år efter sidste kontakt.

Hvem videregiver vi dine personoplysninger til?

I særlige tilfælde videregiver vi personoplysninger til selvstændige dataansvarlige. Vi kan også videregive oplysninger med dit forudgående samtykke (fx via cookies).

6.1. Advokater, forsikringsselskaber, myndigheder, politi og domstole

Typer: Relevante oplysninger i forhold til en konkret tvist

Retsgrundlag: Legitim interesse (artikel 6(1)(f) GDPR)

6.2. Kunder

Typer: Filmproduktionsmateriale overdrages til kunder som selvstændige dataansvarlige

Retsgrundlag: Kontrakt (artikel 6(1)(b) GDPR)

6.3. Betalingsindløsere

Typer: Betalings- og kortoplysninger

Retsgrundlag: Kontrakt (artikel 6(1)(b) GDPR)

6.4. Skattestyrelsen

Typer: Betalingsoplysninger og CPR-nummer (modeller i filmproduktion)

Retsgrundlag: Retlig forpligtelse (artikel 6(1)(c) GDPR) og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1

Hvem overlader vi dine personoplysninger til?

Leverandører (databehandlere) kan få adgang til personoplysninger på baggrund af kontrakt, når de leverer ydelser til Advice og/eller Forte Advice (fx hosting, tilfredshedsundersøgelser, nyhedsbreve, it-support, cookies og markedsføring). Databehandlere behandler kun personoplysninger efter databehandlingsaftale og vores instrukser.

Overfører vi dine personoplysninger til usikre tredjelande?

Hvis personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige etableret i lande uden for EU/EØS uden tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, sker overførsel på baggrund af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Overførsel til USA kan også ske på baggrund af EU-US Data Privacy Framework. Kontakt os ved spørgsmål.

Hvis du besøger vores profiler eller sider på sociale medier

Dette afsnit omfatter behandling af personoplysninger indsamlet via Advices og Forte Advices profiler/sider på sociale medier.

Advice Ledelses- & Kommunikationsrådgivning A/S har profiler på:

Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd.) – se privatlivspolitik hos udbyderen

YouTube (Google Ireland Ltd.) – se privatlivspolitik hos udbyderen

LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company) – se privatlivspolitik hos udbyderen

X (X Corp) – se privatlivspolitik hos udbyderen

Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.) – se privatlivspolitik hos udbyderen

Forte Advice ApS har profil på:

LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company)

For LinkedIn, Facebook og Instagram er Advice sammen med udbyderne fælles dataansvarlige for behandling i forbindelse med interaktion med profilerne. Fordeling af databeskyttelsesopgaver følger udbydernes fælles dataansvarsaftaler.

Advice bruger også YouTube som databehandler i forbindelse med videoindhold og deler visse oplysninger om interaktion/interesser med YouTube på baggrund af legitim interesse (artikel 6(1)(f) GDPR).

Indsamling af personoplysninger (sociale medier):

– Oplysninger på din profil (navn, køn, civilstand, arbejdsplads, interesser, billede, by)

– Reaktioner på vores profiler (likes mv.)

– Kommentarer på vores opslag

– Besøg på vores profiler

– IP-adresse

Formål (Advice):

– Forbedring af produkter/ydelser og profiler

– Statistik og analyse

– Kommunikation (kommentarer/beskeder/anmeldelser)

– Generel markedsføring

Formål (udbydere):

– Forbedring af annoncesystemer

– Statistik til Advice baseret på dine besøg

– Annoncering og personalisering

Retsgrundlag (Advice):

– Legitim interesse i kommunikation, markedsføring og forbedring af ydelser (artikel 6(1)(f) GDPR)

Opbevaringsperiode (Advice):

– 2 år (kan anonymiseres og opbevares længere)

Deling (udbydere – kategorier):

– Koncernselskaber, analysepartnere, annoncører, andre brugere (offentlige oplysninger), forskere mv.

Udbydere kan overføre data uden for EU/EØS i overensstemmelse med gældende regler (se udbydernes privatlivspolitikker).

Hvilke rettigheder har du?

Når Advice behandler personoplysninger om dig, har du følgende rettigheder:

– Indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig

– Indsigelse mod indsamling og videre behandling

– Berigtigelse og sletning (med lovbestemte undtagelser)

– Begrænsning af behandling

– Dataportabilitet i visse tilfælde

– Tilbagetrækning af samtykke til enhver tid (fremadrettet virkning). Nyhedsbreve kan afmeldes via link i bunden af mailen.

Ret til indsigelse:

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandling, herunder behandling baseret på artikel 6(1)(f) GDPR, fx ved markedsføring.

Har du spørgsmål eller ønsker du at gøre brug af dine rettigheder?

Kontakt os som angivet i afsnit 2. Hvis din klage ikke løses hos os, kan du kontakte Datatilsynet:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

DK-2500 Valby

Telefon: 33 19 32 00

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Links til andre websites

Vores websites kan indeholde links til andre websites. Vi er ikke ansvarlige for indholdet på tredjepartswebsites eller deres procedurer for indsamling/behandling af personoplysninger. Læs altid den pågældende hjemmesides privatlivspolitik.

Ændringer af privatlivspolitikken

Denne privatlivspolitik udgør ikke en aftale mellem Advice og dig, men danner grundlag for vores oplysningspligt. Vi kan ændre privatlivspolitikken i overensstemmelse med gældende lovgivning. Dato og versionsnummer opdateres øverst ved ændringer. Den til enhver tid gældende version er tilgængelig via “Privacy Policy”. Ved væsentlige ændringer informeres du via e-mail eller anden meddelelse med henvisning til den opdaterede privatlivspolitik.